[OECD/GRC] Responsable de la coordination des activités administratives et événementielles

Description

Responsable de la coordination des activités administratives et événementielles Temps complet Directorate: GRC Grade: GA4 Description de l'entreprise L’Organisation de coopération et de développement économiques ( OCDE ) est une organisation internationale regroupant 38 pays Membres, qui œuvre pour la mise en place de politiques meilleures pour une vie meilleure. Notre mission consiste à promouvoir des politiques de nature à améliorer le bien-être économique et social des populations du monde entier. Aux côtés des administrations, des responsables publics et des citoyen·nes, nous œuvrons à établir des normes internationales fondées sur des données probantes et à trouver des solutions à un large éventail de défis sociaux, économiques et environnementaux. Qu’il s’agisse d’améliorer les performances économiques, de créer des emplois, de renforcer les systèmes éducatifs ou encore de lutter contre la fraude fiscale internationale, nous proposons un forum et une plateforme de connaissances sans équivalent, qui permettent aux parties intéressées de trouver des données et des analyses, de partager des expériences, de mutualiser les bonnes pratiques, et d’obtenir des conseils sur les politiques publiques et l’établissement de normes internationales. La Direction des relations mondiales et de la coopération (GRC) apporte son soutien à la mise en œuvre des Orientations stratégiques du Secrétaire général en coordonnant les relations de l’Organisation avec les pays partenaires et avec d’autres organisations internationales. Elle émet des avis à l’intention du Secrétaire général et des directions de l’OCDE sur la manière de renforcer la coopération avec les principaux pays, régions et organisations partenaires, en veillant à ce que la Stratégie de relations mondiales soit appliquée de manière cohérente. La Direction apporte son appui aux travaux du Comité des relations extérieures de l’OCDE (CRE), en aidant ses membres à trouver un consensus sur les priorités en matière de relations mondiales, tout en veillant à ce que les régions et les économies concernées prennent part aux travaux de l’Organisation. GRC recherche des responsables de la coordination des activités administratives et événementielles qui pourront assurer un large éventail de tâches administratives. Les personnes retenues travailleront respectivement sous la direction de la Cheffe de l'unité centrale de gestion des ressources, et des Chefs des Centres d’Istanbul et de Mexico. Description du poste Responsabilités principales Appui administratif et coordination interne: Apporter une assistance de direction administrative complète au Chef du Centre, notamment en assurant la gestion de son agenda, le suivi des priorités, des délais et des échéances ainsi que la coordination avec les parties prenantes concernées afin d’améliorer l’efficacité des processus de travail. Anticiper et préparer activement les réunions, les événements et les missions, en veillant à ce que le Chef du Centre dispose, en amont, de l’ensemble des informations, de la documentation et des éléments de contexte pertinents, et à ce que les dossiers relatifs aux réunions auxquelles il doit participer soient à jour. Gérer les flux d’information, conseiller le Chef du Centre sur un large éventail de questions internes et externes, portant aussi bien sur des travaux de substance que sur des questions d’organisation, signaler les enjeux prioritaires et les problématiques sensibles et proposer des solutions, le cas échéant. Assurer la coordination de processus administratifs complexes, notamment la gestion de la documentation, la diffusion de l’information et le traitement de la correspondance, en veillant en permanence à l’exactitude des informations et au respect de la confidentialité. Mettre au point et tenir à jour un système efficace de suivi des tâches administratives, des échéances et des points appelant une action, afin de traiter de manière proactive les problèmes et d’atténuer les risques dès leur apparition. Servir de point de contact principal pour les parties prenantes internes et externes, en faisant preuve de professionnalisme, de réactivité et de discrétion en toutes circonstances. Planification des missions et coordination des déplacements: Jouer un rôle moteur dans l’organisation des missions officielles et des déplacements du Chef du Centre et des membres de son équipe, en assurant la gestion logistique et l’élaboration des itinéraires, et en suivant de près le détail des dépenses. Gestion des réunions et des événements : Piloter la planification et la mise en œuvre d’ateliers, de réunions, de colloques et de conférences de haut niveau, en gérant l’ensemble des aspects logistiques, notamment le choix des lieux, l’élaboration des ordres du jour, la coordination des participantes et l’appui opérationnel sur site. Préparer et diffuser les documents de réunion, présentations et notes d’information, en veillant à leur exactitude, à leur cohérence ainsi qu’au respect des normes et procé

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Source: oecd.org