Direktionsassistenz (d/m/w)

Beschreibung

Direktionsassistenz (d/m/w) Arbeitgeber: Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) Tätigkeitsfeld: Verwaltung und Büro Ort: Dresden Arbeitszeit: Vollzeit oder Teilzeit Anstellungsdauer: Unbefristet Bewerbungsfrist: 15.11.2026 Laufbahn / Entgeltgruppe: Mittlerer Dienst Tätigkeitsprofil: Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt, unbefristet, eine Direktionsassistenz (d/m/w) (bei Vorliegen der persönlichen Voraussetzungen in der Entgeltgruppe 8 TV-L) im Büro des Generaldirektors. Die regelmäßige Arbeitszeit beträgt 40 Wochenstunden. Der Arbeitsplatz ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigung (mindestens 30 Wochenstunden) geeignet. Bei entsprechenden Bewerbungen erfolgt die Überprüfung, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten entsprochen werden kann. Die Staatlichen Kunstsammlungen Dresden (SKD) zählen zu den bedeutendsten Museumsverbünden weltweit. 15 Museen und vier Institutionen repräsentieren eine thematische Vielfalt, die in ihrer Art international einzigartig ist. Die Sammlungen sind in prachtvollen historischen Bauten erlebbar und spannen den Bogen vom kurfürstlichen Erbe Augusts des Starken bis hin zu Meisterwerken der Gegenwart. Rund 400 Mitarbeitende gestalten dieses dynamische Netzwerk und setzen mit inspirierenden Ausstellungen sowie exzellenter Forschung internationale Maßstäbe. Werden Sie Teil unseres Teams und führen Sie diese Tradition mit uns in die Zukunft. Die Tätigkeit im Büro des Generaldirektors zeichnet sich durch ein überdurchschnittliches Maß an Höflichkeit, Bedachtsamkeit und Diskretion aus, um mit den vielfach vertraulichen Informationen umgehen zu können. Neben den Museen und Sammlungen bündeln sich inhaltlich und organisatorisch in der Generaldirektion die folgenden Abteilungen: Marketing, Medien und Kommunikation, Bildung und Vermittlung, Programm und Internationale Beziehungen, Forschung, Digitale Transformation, Fundraising, Protokoll und Kulturpartnerschaften, sowie die Sächsische Landesstelle für Museumswesen. Die Aufgaben im Büro des Generaldirektors umfassen administrative, organisatorische und beratende Tätigkeiten in Verwaltung, Forschung und Wissenschaft und das Team ist direkt der Büroleitung unterstellt. Ihre Aufgaben - aktive und professionelle Erledigung vielfältiger Aufgaben im Büro des Generaldirektors in enger Abstimmung mit der Büroleitung - Unterstützung im allgemeinen Tagesgeschäft im Büro des Generaldirektors - Koordination und Organisation von Terminen und Besprechungen sowie Vorbereitung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen für unterschiedliche Gremien - Protokollführung von Beratungen und sonstigen Sitzungen - Bearbeitung des Postein- und -ausgangs und selbständige Beantwortung von anfallenden Korrespondenzen in deutscher und englischer Sprache - Entgegennahme von Telefonaten und Erteilen von Auskünften in deutscher und englischer Sprache - Koordination des Empfangsbereiches und Betreuung von Gästen - Erledigung und Vorbereitung von diversem Schriftverkehr für den Generaldirektor und die Büroleitung sowie dessen strukturierte Ablage - Erstellung und Qualitätssicherung protokollarisch sensibler Korrespondenz, u.a. Einladungen, Dankschreiben, Schirmherrschaftsersuchen im Namen des Generaldirektors - Planung und Vorbereitung von Dienstreisen für den Generaldirektor inkl. Antragsstellung und Abrechnung - Mitarbeit bei der Vorbereitung und Organisation von Veranstaltungen und Ausstellungseröffnungen sowie Betreuung von Gästen - Gäste- und Einladungsmanagement unter Anwendung des zentralen Adressmanagementsystems - Unterstützung in haushaltsrechtlichen Belangen (Budgetüberwachung, Bestellung von Büromaterial, Angebotseinholung, Rechnungsprüfung, etc.) - Archivierung von Akten und Unterlagen Anforderungsprofil: Ihr Profil - abgeschlossene Berufsausbildung im Büro- oder Verwaltungssektor bzw. eine vergleichbare Qualifikation und Eignung aufgrund vorliegender Fachkenntnisse und einschlägiger Erfahrungen im Bereich Sekretariat / Verwaltung / Assistenz - Berufserfahrung und eigenverantwortliche Tätigkeit in Sekretariaten oder in Assistenzfunktionen, vorzugsweise im kulturellen Umfeld oder starkes Interesse sich einzuarbeiten - freundliches und direktes Auftreten gegenüber Besucher/-innen und Mitarbeiter/-innen - selbstständige, sorgfältige, strukturierte sowie proaktive Arbeitsweise und schnelle Auffassungsgabe auch von komplexen Sachverhalten - Einsatzbereitschaft, Flexibilität, Belastbarkeit - selbstständiges Arbeiten mit hoher Fach- und Sozialkompetenz - sichere Beherrschung der deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift, weitere Fremdsprachen wünschenswert - sicherer Umgang mit Office-Software und Internetanwendungen, Umgang mit digitalem Datenmanagement und Softwareanwendungen erwünscht - Teamfähigkeit kombiniert mit einem sicheren, freundlichen und zuvorkommenden Auftreten Wir bieten - Arbeitsvertrag nach Tarifvertrag für den öffentlich

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Quelle: service.bund.de